Hoy os vamos a hablar de 2 herramientas que pueden mejorar la productividad, la eficacia y la organización de tu empresa. Si aún no sabes para qué puedes utilizar Twindocs y Doocuments no te puedes perder este artículo.

Twindocs se presenta como un programa que sirve de “archivador personal”: un sitio donde puedes guardar todo, tenerlo ordenado para no perder tiempo buscando archivos. Además, Twindocs te salvaguarda de los problemas característicos del email como es el envío de archivos de gran tamaño o el correo no deseado. Esta herramienta guarda todos los documentos y los clasifica de forma automática: facturas, contratos, nóminas, informes, seguros, etc.

Un aspecto a destacar de esta polivalente herramienta es la posibilidad que brinda de emitir documentación como las nóminas a tus empleados o las facturas a los clientes. Al emitirse a través de esta plataforma, ofrece una mayor seguridad y privacidad que el email corriente.

Cabe mencionar que todo la documentación que tengamos almacenada en esta plataforma la tendremos siempre disponible en nuestro bolsillo. Por medio de la a API se puede acceder a nuestra cuenta de forma rápida y segura.

Existen varias modalidades de contratación, algunas gratuitas y otras de pago adaptadas a las necesidades del usuario en cuestión.

Doocuments es una herramienta diseñada para el intercambio seguro y seguimiento de documentos online. Si necesitas saber si el destinatario de tu email ha abierto el archivo que has enviado y cómo lo ha visualizado, seguro que Doocuments te interesa.

Esta herramienta ofimática Cloud Computing, toma documentos ya existente y los convierte en archivos inteligentes. De esta forma podremos saber cómo están leyendo el PDF que hemos enviado, y por medio de alarmas, conocer cuándo lo ha abierto.

Este intercambio evolucionado de documentos es muy útil para los comerciales que conocen el momento exacto en que su cliente potencial ha visto la oferta que ha enviado, para los auditores que necesitan una confidencialidad máxima de sus documentos, e incluso, para los estudiantes que envían sus cv.

Hay 3 formas de uso: la personal que es gratuita, la Professional que cuesta 5€/mes y la Enterprise, 12€/mes.

Además, Doocuments quiere ayudar a las personas emprendedoras y ahora regala 2 años de licencia profesional a todos los que lancen una startup.

Ahora ya puedes tener toda tu documentación ordenada y disponer de archivos inteligentes.

¿Te animas a utilizar estas fantásticas herramientas?

Hace tan solo un lustro, quizá un poco más, ¿quién habría podido imaginar que se podía obtener un PDF certificado, con plena validez legal y al uso de cualquier Burofax que se precie? Y además que todo ello se conseguiría enviando un mero SMS certificado. Pues bien, ello hoy en día es más que posible gracias a servicios como Burotex, y es muy útil para diversos tipos de profesionales, también y destacadamente para los administradores de fincas y comunidades de propietarios.

Y, ¿por qué un Burotex resulta tan apropiado para los administradores de fincas y para las comunidades de propietarios? Pues básicamente por los siguientes factores: ahorro de costes, seguridad, inmediatez y comodidad.

¿Cuántas veces un administrador de fincas no se ha visto en la obligación de reclamar el pago a un deudor de la comunidad y en realidad el coste en tiempo y efectivos de realizar la reclamación ha supuesto un hándicap importante a la hora de reclamar de una forma eficaz al deudor de turno? Lo mismo sucede con las comunicaciones que las mismas comunidades de propietarios tienen que realizarse en su seno por causas múltiples a lo largo de una convivencia (a veces no siempre fácil) de vecindad.

Con Burotex queda todo esto resuelto, pues por ejemplo disponiendo de un número de móvil perteneciente a cada propietario o inquilino de la comunidad, podremos comunicarnos fehacientemente con él de la forma más rápida, ágil y económica posible.

Así, con el simple envío de un SMS certificado, de un Burotex, por ejemplo cualquier presidente de comunidad o cualquier administrador de fincas podrá comunicar y requerir lo que corresponda de una forma completamente segura y rápida. Y lo mejor, con una validez legal plena y garantía de fiabilidad certificadora y de custodia.

En definitiva, puede que si hemos de presentar una demanda completa, Burotex no sea la mejor forma de llegar todas las peticiones previas a la parte demandante, pero de buen seguro que es la mejor solución para efectuar requerimientos de pago, citaciones a juntas o cualquier otro tipo de comunicación que requiera ser comunicada rápidamente, en poco espacio y sin controversia posterior posible sobre tu transmisión o falta de esta.

Por último, destacar la funcionalidad de este tipo de comunicaciones: SMS transmitido sin lugar a error de su destinatario + PDF certificado recepcionado para el emisor a modo de garantía certificada + una custodia de 10 años por el Consejo General de la Abogacía, dan como resultado el mejor medio probatorio posible existente en el mercado.

A estas alturas del partido todos conocemos esta famosa aplicación para el móvil. Por si hay algún despistado leyendo este artículo, WhatsApp es una aplicación para smartphones que permite la comunicación a tiempo real a través de mensajes de texto. Se pueden enviar archivos de imagen, música, grabaciones de voz, la geolocalización con las coordenadas de donde estés, y también se pueden compartir las “hojas” de contactos.

Esta herramienta es similar a  los chats que se utilizaban antiguamente, como Messenger, con la diferencia que ahora estamos conectados en todo momento (siempre que tengamos 3G o WIFI). También es de gran utilidad la opción de grupos: podemos crear un “chat” con varios contactos para compartir entre todos los usuarios los comentarios y archivos que se envíen.

Si no tienes un “smartphone” para poder utilizar WhatsApp, puedes instalarlo en tu ordenador. Si eres usuario de Mac puedes leer cómo hacerlo aquí y si  eres de PC, aquí.

Dicho todo esto, es innegable la utilidad que tiene esta herramienta a nivel particular para estar en contacto con amigos y familiares. Ahora bien, ¿podemos utilizarla a nivel profesional para mejorar la comunicación con nuestros clientes y público objetivo?

La respuesta es SÍ. Si usamos las redes sociales como medio de atención al cliente, ¿por qué no emplear también esta herramienta?

Se puede utilizar para una gran cantidad de cosas:

• Resolver dudas de los clientes al momento
• Si has concertado una visita con un cliente, puedes enviarle tu geolocalización actual
• Puedes enviar una imagen actual del producto
• Enviar links con información de tus nuevos servicios

Como siempre, la imaginación al poder y cuanto más creativo seas para explotar esta herramienta de comunicación, mejores serán los resultados.

Ahora a poner en marcha estos consejos.

¡A Wassapear se ha dicho!

…y desarrollar un modelo de franquicia puede ser una muy buena opción.

¿Por qué?

• Ofrece un crecimiento ilimitado a nivel nacional e internacional
• Las marcas cada vez son más globales: viajamos a otros países y vemos negocios que ya conocemos. Esto genera confianza y fidelización en el consumidor.
• El negocio se puede instalar en otros mercados sin tener que invertir un gran capital previamente.
• Genera imagen de marca y posiciona al negocio respecto al de la competencia.

Ahora bien, ¿tu negocio es franquiciable? ¿Cuentas con una actividad empresarial positiva y buenos números? ¿Tu imagen es fuerte y diferenciadora?

En definitiva, ¿crees que alguien pagaría por tu modelo de negocio?

Si la respuesta es afirmativa, tienes un negocio listo para salir al mercado con un modelo de franquicia.

Muchas empresas deciden realizar todas las labores legales por su cuenta, pero lo más aconsejable es realizarlo a través de un consultor para evitar problemas innecesarios.

En este link puedes leer los pasos que debes seguir para franquiciar tu negocio: http://www.infofranquicias.com/cd-7/Pasos-para-franquiciar.aspx

Una vez que estés dando licencias de franquicia no debes olvidar:

• Marca, marca, marca: intenta que aumente el nivel de penetración y cuida la imagen al máximo.
• Ofrecer la mejor información a tus franquiciados. Sigue un control de su actividad y supervísalos, Que sientan que “no están solos”
• Seguir analizando las tendencias del mercado para adaptar los productos y servicios a las nuevas demandas. Los que mejor poder de adaptación son los que triunfan.

¿Has pensado alguna vez en franquiciar tu negocio?

Prácticamente en todos los mercados, no existe un único operador o prestador de servicios. Esto es así en prácticamente todo lo que nos rodea en el día a día, y por supuesto también en el ámbito de los SMS certificados.

A priori pudiera parecer que la existencia de competencia de distinta oferta no es beneficiosa para algunas partes, pero en realidad no es así, pues dicha competencia estimula la demanda, desarrolla el sector y beneficia entonces a todos los agentes que participan en él. Ahora bien, quien sale plenamente beneficiado de una multiplicidad de actores donde escoger, es el usuario, un usuario que puede comparar y quedarse con la mejor opción. Pero atención, que para que eso se torne una ventaja, no tan sólo tiene que escoger, sino saber escoger, y es que no todos los operadores prestan el mismo servicio, ni mucho menos.

Y saber escoger en el ámbito de los SMS certificados es especialmente saber escoger entre tres grandes factores: precio, metodología de la plataforma tecnológica utilizada y respaldo con el que la compañía cuenta detrás.

Ahora veamos los tres factores esenciales que harán de nuestra elección de proveedor de los SMS certificados nuestra mejor elección.

Por un lado tenemos el precio: el SMS certificado compite directamente con el líder en el mercado de las comunicaciones fehacientes (Correos), siendo siempre más barato. Ese es uno de sus grandes atractivos, aparte de que sea un servicio instantáneo, pero sin los otros dos, de poco o nada servirá este valor en precio. Entre los proveedores de SMS Certificado, el precio es bastante similar, aunque técnicamente haya bastantes diferencias entre ellos.

Por otro lado tenemos la metodología del servicio. Y es aquí donde tenemos que poner especial atención, pues no son lo mismo plataformas que se llaman certificadoras que emiten pruebas ellas mismas y firman con un certificado digital de un tercero (por ejemplo emitido por la FNMT o Camerfirma), que sistemas cuya certificación completa emite un tercero de confianza desde sus propios servidores. Por supuesto, esto tampoco es lo mismo que llevar todas las pruebas ante notario, ya que con el notario únicamente se produce un depósito de las mismas, sin entrar a valorar su veracidad. Ya no hablemos de si ese tercero de confianza está tan integrado e involucrado en el proceso como para auditar los sistemas informáticos de la plataforma de SMS Certificado. Y si además es un tercero que custodia todas las pruebas en sus propios sistemas durante un periodo de tiempo amplio, publica documentación jurídica en relación al servicio que respalda y además es una entidad pública, de prestigio e independiente a la plataforma, como el Consejo General de la Abogacía (RedAbogacía), se puede decir que esto es otro nivel de SMS Certificado. Esto es una prueba con muchísimo más peso jurídico y que dentro de un proceso judicial será mucho más difícil de echar abajo, por no decir imposible. Es bastante evidente.

Pero si hay un factor determinante que debe guiarnos en cualquier comparativa es la validez legal del servicio. Esto es consecuencia directa de la metodología utilizada, claro está. Y es que es muy importante saber quién custodia, quién da valor a la certificación de texto, quién garantiza el sello de tiempo, quién estará respaldando las pruebas durante el periodo de custodia y de qué manera, y en general todos aquellos detalles que harán que la seguridad jurídica del sistema sea directamente equiparable al tradicional Burofax. No vale cualquiera, desde luego. Y no digamos más sobre si este actor tan importante no existe o no está reconocido, ya que el argumento se cae por su propio peso.

El paro aumenta mes a mes y ya alcanza a un 23% de la población en España. Por ello, el autoempleo se presenta como una solución para muchas personas en búsqueda de empleo.

Si nos decantamos por esta forma de trabajo debemos tener en cuenta la posibilidad que nos ofrecen las franquicias de montar un negocio. Antes de proseguir, haremos un alto en el camino para explicar qué es una franquicia.

Franquicia: práctica que consiste en utilizar el modelo de negocio de otra persona. Se crea un acuerdo entre el franquiciador (el que cuenta con el Know How) y el franquiciado (el que explotará dicho conocimiento) donde se cede a este segundo el derecho de explotación, uso y comercialización de la marca en un determinado lugar y por un período de tiempo marcado previamente. A cambio, el franquiciador cobra un “Canon” a modo de pago por compartir su Know How y formar a los franquiciados en cuestión.

Trabajar como franquiciado tiene sus pros y sus contras. Por un lado, el producto o servicio ya está en la calle y ya sabes cómo funciona, es decir, tiene un riesgo relativamente pequeño si lo comparas con lanzarte a crear tu propio negocio sin datos de éxito previos. Por otro lado, al formar parte de este modelo de negocio deberás seguir las directrices del franquiciador ya que es su marca y reputación la que está en juego: tendrás menos margen para actuar a tu libre albedrío.

Si tras leer estas líneas continúas con el gusanillo de abrir tu negocio franquiciado puedes visitar http://www.tormo.com/emprendedores/registro/ y buscar según tus intereses el modelo de negocio que se adapte mejor a tus conocimientos.

Ya sabes, el que arriesga, no gana.

Aunque ya estemos a comienzos del segundo trimestre del año, creemos que es interesante recordar qué tipo de Préstamos ICO se pueden solicitar este 2012:

1. Préstamos ICO inversión para pedir de forma directa:
   • ICO directo. Para que autónomos y pymes de más de 1 año de antigüedad  puedan financiar  inversiones en activos fijos con un valor máximo de 200.000€
   • ICO SGR. Para préstamos con aval que subvencionen inversiones en activos fijos con un valor máximo de 600.000 €.
   • Financiación Corporativa. Dirigida a  empresas públicas y privadas españolas con una facturación superior a 50 millones de euros y unos activos totales de más de 43 millones de euros y  sus sociedades dependientes.
   • Financiación Estructurada. Igual que la anterior pero dirigida a sectores como infraestructuras, medio ambiente o energía.
2. Préstamos ICO inversión para tramitar a través de entidades financieras:
   • ICO Desarrollo Empresarial 2012. Para creación de nuevos negocios o ampliar capital en organizaciones.
   • ICO Inversión 2012. Para financiar activos fijos productivos nuevos o de segunda mano.
3. Si eres emprendedor, hay dos tipos de préstamos:
   • ICO SGR. Préstamos con Aval que financian inversión en activos fijos.
   • ICO Desarrollo Empresarial 2012 financian inversiones en negocios nuevos.

Además de éstos, el Gobierno ha aprobado 22.000 millones de euros para autónomos y pymes a través de cinco ampliaciones de líneas ICO.

Para informarte sobre estas líneas puedes consultar los siguientes enlaces:

• Línea ICO Inversión: http://www.ico.es/webcomercial/portal/destino/inversion/colaboradoras/index.html?prod=/destino/inversion/colaboradoras/producto_0037
• Línea ICO internacionalización: http://www.ico.es/webcomercial/portal/destino/salir/colaboradoras/index.html?prod=/destino/salir/colaboradoras/producto_0036
• Línea ICO liquidez: http://www.ico.es/webcomercial/portal/destino/liquidez/colaboradoras/index.html?prod=/destino/liquidez/colaboradoras/producto_0041
• Línea ICO emprendedores: http://www.ico.es/webcomercial/portal/destino/negocio/colaboradoras/index.html?prod=/destino/negocio/colaboradoras/producto_0042
• Línea ICO Rehabilitación de Viviendas: http://www.ico.es/webcomercial/portal/destino/vivienda/colaboradoras/index.html?prod=/destino/vivienda/colaboradoras/producto_0039

Por último, si necesitas capital para financiar alguno de tus proyectos, acudir a un préstamo ICO es una buen fórmula ya que no poseen ningún tiempo de comisiones.

¿Alguna vez has solicitado alguno de estos préstamos?

¿Cuántas veces te ha pasado que necesitas guardar un documento, pero no tienes un pendrive a mano? ¿O has necesitado un archivo que está en tu disco duro del ordenador para enseñar a un cliente y has dejado el portátil en la oficina?

Gracias a los avances tecnológicos, la Red nos ofrece una gran variedad de herramientas para compartir archivos y tener nuestro “propio disco virtual”. Hoy en día podemos utilizar estas soluciones online, en su mayoría gratuitas, de una forma sencilla e intuitiva.

A continuación te hablamos de algunas de ellas:

1. Dropbox: Sin lugar a dudas, la herramienta de este  tipo  más conocida y utilizada. El slogan de “simplifica tu vida” de esta plataforma describe la mayor virtud de esta herramienta; su sencillez.  Nos podemos crear una cuenta de forma gratuita y nos darán una “caja” de 2GB de espacio. Esta plataforma es válida para todo tipo de documentos y archivos, y es perfectamente compatible con todos los sistemas operativos (Mac, Linux, Windows, etc). Además, también cuenta con aplicación para iPad, iPhone, Android y Blackberry.
2. Yousendit: Esta plataforma comparte archivos de forma muy diferente a Dropbox. Sin necesidad de registro, podemos introducir nuestro email, el de nuestro destinatario y añadir el archivo que queramos enviar. Esta herramienta es muy útil en caso de archivos comprimidos de no mucho peso y que tengamos que enviar urgentemente. La versión gratuita tiene una pega; los archivos se guardan únicamente durante 7 días. Si queremos que los documentos estén colgador durante más tiempo, deberemos contratar alguna versión de pago
3. CloudApp: Si eres usuario de Mac, ésta puede ser tu herramienta ideal. Podemos guardar nuestros documentos en un servidor externo, llamado “nube”, desde el que podremos crear URL’s para compartir. Las raindrops son las herramientas que más caracterizan a esta solución. Estas gotas de lluvia son plugins que te permite utilizar CoudApp en otras aplicaciones como iTunes, Chrome, Spotify, etc.
4. Box: Esta herramienta online permite almacenar en su versión gratuita hasta 5GB. Al igual que Dropbox, podemos instalarnos el complemento o extensión del programa en el Chrome.
5. Filedropper: Este servicio online es similar a RapidShare o el ya mencionado Yousendit. Su principal ventaja es que sin necesidad de registro previo, nos ofrece un espacio de 5GB para subir nuestros documentos.
6. Zyncro: Esta herramienta es muy similar a Dropbox. Sin embargo, es muy útil para trabajar de forma colaborativa ya que se pueden sincronizar las carpetas que están en local, y en este servidor.

Si aún no utilizas estas soluciones más vale que te subas a la nube cuanto antes, no vaya a ser que tu empresa deje de volar a lo más alto.

Tradicionalmente cuando hemos querido comunicar algo importante de forma segura, y muy especialmente de forma fehaciente, es decir, válida frente a terceros, hemos utilizado el útil y buen recurso del Burofax. Sin embargo, gracias a las nuevas tecnologías, en la actualidad este recurso ya no está sólo. Y además, respecto a algunos de sus nuevos competidores, incluso tiene desventajas ante ellos, veamos aquí algunas diferencias entre el Burofax y uno de sus grandes competidores: los SMS certificados.

Si bien resulta obvio que son sistemas competidores, en muchas ocasiones son más que competidores complementarios, ya que por ejemplo si lo que queremos es enviar una demanda completa de varios folios el sistema adecuado será el Burofax, mientras que para comunicaciones más telemáticas, instantáneas, más breves y que requieran también de plena validez legal, la mejor opción serán los sistemas de SMS certificado.

A grandes rasgos diremos que diferencias entre dichos sistemas existen muchas, pero esencialmente existen algunas que decantan la balanza muy favorablemente a los SMS certificados. Uno de esos factores es la inmediatez del servicio, es decir, mientras el Burofax requiere de unas pocas horas de trámite (sin contar con los periodos de reintento de entrega), el SMS resulta transmitido al momento, instantáneamente, y se recibe en el receptor por el simple hecho de tener el teléfono móvil encendido.

Otro de los factores clave son las garantías del proceso, pues mientras el Burofax tiene un tiempo más limitado de custodia, los mejores servicios de SMS certificado pueden llegar a custodiar cada SMS certificado por varios años, incluso hasta diez, haciendo que ello les dé grandes garantías procesales.

Además, el precio de ambos sistemas es abismalmente diferente. Mientras que el burofax puede acercarse a los 30 euros con acuse de recibo y certificación de contenido, los SMS certificados son hasta un 90% más baratos, lo cual no es nada desdeñable.

Y por último, y para destacar otro valor diferencial esencial hablaremos de la validez legal de la comunicación. No tenemos que olvidar, que entre otros requisitos, uno de los básicos para que resulte válida una comunicación es aquel que nos permita poder certificar aquello que hemos transmitido. Así, mientras la empresa operadora del Burofax o análogos lo certifica de forma privada,  y a menudo como un añadido opcional a un coste elevado, por contra los mejores servicios de SMS certificado ofrecen la certificación automática de cada SMS certificado que se transmite, y los certifican mediante acuerdo con reputados agentes externos (terceros de confianza) como por ejemplo el Consejo General de la Abogacía Española. Si además este tercero de confianza se involucra en el proceso tecnológico y publica dictámenes jurídicos donde queda establecida la validez del proceso y su respaldo, se puede decir que estamos hablando de otra cosa.

Hoy en día se habla mucho de metodologías ágiles en el ámbito empresarial. Este tipo de sistemas se utilizan a nivel interno y se basan en la capacidad de las personas. Es decir, si una persona se propone  hacer algo, y quiere llevarlo a cabo, será capaz de realizar todo lo que se marque como objetivo.

Sin embargo, estas metodologías se ven interferidas muchas veces por nosotros mismos, que en lugar de fijarnos en nuestras propias metas, estamos continuamente controlando el trabajo del resto de compañeros o subordinados. Esperamos que el resto de personas realicen las tareas como nosotros lo haríamos. Así, rompemos uno de los principios de estos procesos que se fundamentan en la confianza de los criterios propios de los compañeros. Nuestra forma de trabajar no es la única forma correcta, sino que una misma labor se puede desarrollar de diferentes maneras, y todas son igualmente válidas.

A pesar de ser bastante novedoso el concepto de “agilidad empresarial”, muchas organizaciones trabajan así sin habérselo planteada, es decir, de manera natural.

Tu organización es ágil si:

• Existe confianza, coordinación y respeto en el equipo de trabajo.
• Se trabaja con una clara visión enfocada a los resultados.
• Los clientes son una parte activa del proceso; colaboran con la organización.
• En momentos de cambios, el equipo evoluciona y se adapta a las nuevas situaciones y herramientas.

Muchas empresas se dan cuenta que su metodología está anclada en antiguas formas de trabajo que repercuten en una bajo nivel de productividad. Por ello, las organizaciones acuden a terceros para aplicar una de estas metodologías ágiles.

Si éste es tu caso, existen varios procesos que puedes implantar en tu organización.

Para saber cuál es el que mejor se adapta a tus necesidades, te recomendamos realizar este test: http://www.genbetadev.com/metodologias-de-programacion/test-de-metodologias-agiles-que-metodologia-es-mejor-scrum-kanban-o-scrumban

Y tú, ¿qué metodología utilizas?